【人事向け】退職給付会計で人事が失敗するパターンと対策｜5つのチェックポイント
「去年と同じように対応すれば、今年も大丈夫だろう。」
退職給付会計の業務を何度か経験すると、ついそう考えてしまいがちです。
しかしその「大丈夫」という思い込みの中に、実は大きな問題につながる落とし穴が潜んでいます。
実際、退職給付会計の現場でよく聞くのは、「経理から指摘されて初めて気づいた」「監査法人に指摘されるまで何年も同じミスをしていた」という声です。
このコラムでは、業務を経験した人事担当者が陥りやすい失敗パターンと、その対策を5つに絞って解説します。
前年踏襲で進めやすい業務だからこそ、どこで見落としが起きやすいのかを整理しながら確認していきます。
【失敗1】PBO計算に最新の規程が反映されていなかった
― エピソード ―
退職給付債務（PBO）の計算機関から毎年「前年から制度内容に変更はありますか？」と確認が来るので、「変更なし」と回答していました。
しかし、実際には、計算のベースになる規程が数年前のままで、最新ではなかったことが後から判明しました。「変更なし」という回答を繰り返すことで、古い規程にもとづく計算が毎年そのまま続いていたのです。その結果、今期の計算だけでなく、過去分の計算までやり直すことになってしまいました。
なぜ起きるのか
PBOの計算機関からの確認は、「前年から制度内容に変更はありますか？」というシンプルな質問の場合があります。これは前年の情報が正しいという前提に立った質問であり、変更があれば追加の計算が必要になるので、計算機関は「前年との違い」を気にしています。
一方で、人事担当者は、どのような「制度内容の変更」まで計算機関に伝えるべきか、悩むかもしれません。給付の計算方法の変更であれば「これは伝えなければ」と気づきやすいですが、細かいルール変更が計算に影響するかどうかは、専門知識がなければわかりません。
その結果、細かな改訂があっても「これは計算には関係ないだろう」と自己判断し、最新の規程を共有しないまま「変更なし」と回答してしまうケースがあります。
計算機関は前年の規程が最新版と考えて計算を進めます。そのため、誰も気づかないまま誤りが積み重なっていくという構造が生まれます。
対策
対策はシンプル。人事担当者の役割は、最新の規程を確認して、改訂日に違いがあれば、規程を渡すだけです。
|
【失敗2】制度改訂が施行されるまで計算機関に相談しなかった
― エピソード ―
定年延長の規程改訂は済んでいましたが、施行は半年先。「計算機関への連絡は、いつも通りでいいだろう」と思っていました。
ところが連絡すると、「規程の改訂日から会計上の影響が発生するため、今期の退職給付費用の修正が必要になる」「追加の計算も必要になる」と言われてしまいました。経理からも「なぜ早めに教えてくれなかったのか」と言われ、反省しました。
なぜ起きるのか
制度改訂に関わる人事担当者の意識は、「施行日」に向きがちです。実際に従業員への適用が始まる日が施行日であり、社内の準備やコミュニケーションもその日を基準に動くためです。
しかし退職給付会計では給付の水準や定年年齢の変更は、施行日ではなく「改訂日」が基準になります。ここでいう改訂日とは、労使合意の結果、規程や規約の変更が決定され従業員に周知された日のことです。
改訂日時点で退職給付債務の変動を測定し、「過去勤務費用」として把握する必要があります。この測定には、制度変更前と制度変更後の2種類の計算が必要になるため、通常より計算の手間がかかります。そして改訂日から、退職給付費用の金額が変わります。
「計算機関への連絡はいつも通りでいい」という例年通りの動きでは、決算スケジュールに支障をきたすことになります。
対策
制度改訂の方針が決まったら、規程の改訂を待たずに計算機関に連絡することを徹底しましょう。
|
【失敗3】データ説明書をよく確認せずに人事データを作成した
― エピソード ―
今年も前年のデータをベースに人事データを作成し、計算機関に提出しました。
項目の不足や形式に問題はなかったため計算は進みましたが、監査で転籍者の退職金起算日データに過去の勤務期間が通算されていないことが判明しました。
データ説明書を改めて確認すると、「転籍者の場合は転籍前の入社日を収録すること」と記載されていました。
再計算が必要となり、決算の遅れと追加の計算費用が生じてしまいました。
なぜ起きるのか
人事データを前年のファイルをもとに作成していると、項目が揃っていて形式も合っていれば大丈夫だと思ってしまいがちです。
しかし、再計算につながりやすいのは、見た目では気づきにくいミスです。たとえば、次のようなケースがあります。
|
こうしたミスは、計算を委託している場合でも、計算機関がデータ間の整合性を確認するだけでは発見しづらいことがあります。自社で計算している場合も同じで、項目や形式が揃っているだけでは十分ではありません。
対象者が多いケースや金額的な影響が大きいケースでは、再計算が必要になります。
対策
前年のデータをベースに作成する場合でも、毎年データ説明書を確認することです。特に、特殊な対応が必要な項目は、人事担当者が意識して確認する必要があります。
|
【失敗4】レポートをチェックしていなかった【計算ソフト】
― エピソード ―
計算ソフトで退職給付債務を算定し、その数値を用いて決算対応を進めていました。
ところが監査で、昇給率が前回計算時の設定のままではないかと指摘を受けました。
確認すると、昇給率を更新しないまま計算しており、退職給付債務を再計算することになりました。
レポートには昇給率の基準日が表示されていたので、よく確認しておくべきでした。
なぜ起きるのか
計算ソフトはあくまで計算のツールであり、結果の正しさまで保証してくれるわけではありません。
人の記憶はときにあいまいです。計算を実行したと思い込んでいても、実際には実行ボタンを押し忘れていることは起こりえます。
そのため、出力レポートでデータ数や基準日を確認する運用ができていないと、前年の設定が残ったまま、決算対応を進めてしまいがちです。
自社で計算する場合は、専門家によるチェックが入らないため、こうしたミスが見過ごされる可能性も高まります。
対策
出力レポートの確認を必須手順にし、複数人でチェックする体制を整えることが重要です。
|
なお、計算機関では、正確性を担保するために、こうした確認に加えて、計算前提の設定や計算結果の妥当性の確認など、広い範囲をチェックしています。自社で計算する場合にも、十分な検証体制を整えておくことが必要です。
【失敗5】退職金をすべてそのまま引当金から取り崩していた
― エピソード ―
退職者への支払額をそのまま退職給付引当金から取り崩して処理していました。
ところが、その中には退職給付債務計算に見込んでいない功労加算金が含まれており、本来は退職給付費用として処理すべきことがわかりました。
結果として、退職給付引当金の取崩額と費用処理を修正することになり、決算スケジュールを遅らせてしまいました。
なぜ起きるのか
社内で「退職金はすべて引当金から支払うもの」という認識があると、このミスは起きやすくなります。
実際には、特別加算金や臨時の割増退職金など、退職給付債務計算に見込んでいない支払が含まれることがあり、その場合は費用処理が必要です。
人事から経理へ支払総額だけを渡していると、内訳が共有されず、全額を同じ処理にしてしまいやすくなります。
対策
「去年どうしていたか」を確認するだけでなく、人事と経理の間で処理方針を明文化して共有し、担当者が変わっても同じ処理ができる状態にしておくことが重要です。
|
まとめ
退職給付会計は、制度確認から計算、会計処理、監査対応まで幅広い実務がつながっているため、どこか一つの思い込みや確認漏れが大きな手戻りにつながります。
ミスを防ぐには、個人の注意に頼らず、確認項目を明確にし、複数人で検証できる運用を整えておくことが重要です。
あわせて、判断の根拠や処理方針を明文化し、担当者が変わっても同じ対応ができる状態にしておくことが、継続的なミス防止につながります。
これを見れば診断の目的がわかる【２分】動画
3-SET無料診断の紹介動画
退職給付会計アドバイザリー３-SETの無料診断について紹介しています。
ぜひお気軽にお申込みください。
⇒ 無料診断に申込む
⇒ 詳細資料をダウンロード
 |
執筆者 日本アクチュアリー会準会員 / 1級DCプランナー(企業年金総合プランナー) 辻󠄀 傑司 |
| 世論調査の専門機関にて実査の管理・監査業務に従事した後、2009年IICパートナーズに入社。 退職給付会計基準の改正を始めとして、原則法移行やIFRS導入等、企業の財務諸表に大きな影響を与える会計処理を多数経験。 |
|
 |
監修者 日本アクチュアリー会正会員 / 1級DCプランナー(企業年金総合プランナー) 西村 仁志 |
| 大阪大学大学院工学研究科ビジネスエンジニアリング専攻修了。 三井住友海上火災保険株式会社に入社。その後、2019年にIICパートナーズに入社し、退職給付債務計算・退職給付制度の設計等のコンサルティング業務を担当。 |
|
