退職給付債務計算ソフトを使用した自社計算で「ミスを減らす」ポイントとは？

1.事前に確認すべきこと

計算を進める前に、以下のような項目をチェックして、退職金制度の変更やその他特殊な事情がないか確認をしましょう。もし該当する場合、退職給付債務へ影響する可能性があります。計算ソフトの設定の変更や、特別な会計処理をしなければならない場合もありますので、計算ソフトの契約先へ早めに事情を共有しておきましょう。

◆ 前期末以降、退職金制度の変更はないか
◆ 今後1年間、退職金制度の変更を予定していないか
◆ その他、以下の項目にあてはまる場合は特別な対応が必要となります
　　(1)従業員の大量退職（事業所の閉鎖、リストラ、早期退職優遇制度の実施など）
　　(2)基準給与の体系変更
　　(3)定年年齢の変更
　　(4)事業再編（合併、分割、事業譲渡、親会社の変更など）
　　(5)IFRSの任意適用
　　(6)子会社の原則法移行

2.人事データを作成する

計算に使用する人事データが正しくないと、正しい計算結果は得られません。人事データの作成ミスは非常に多く、弊社で委託計算を行う際、ご提出いただいた人事データを検証し、概ね2～3回ほどデータの確認や修正をお願いしております。自社計算を行う場合、外部の計算機関からの検証を受けないため、自社できちんと正しいデータを作成し、確認する体制づくりが必要です。

計算機関によって検証する内容は異なりますが、弊社では次のような視点で検証を行うことが多いです。人事データを作成する際に、ぜひご参考にしてください。

◆ 必要データの漏れ・重複はないか
◆ 計算対象外（役員やアルバイトなど）のデータが含まれていないか
◆ 基準日時点の年齢に不整合はないか（定年年齢以上は存在しないか）
◆ 給与・ポイントが高すぎたり、低すぎたりしないか
◆ 昨年のデータと比較して、性別・生年月日・入社年月日は変わっていないか

3.計算ソフトを使用する

退職率・予想昇給率などの計算基礎は専門性が高いため、ミスに気づきにくい部分です。「作業の内容は理解していないが、前回と同じ操作をすれば大丈夫」とお考えの方も多いのではないでしょうか。例えば、死亡率のように毎年見直しを行わない計算基礎について、更新を見落としているケースがあります。思わぬところで修正が発生して決算期に慌てなくて済むよう、次のチェックポイントのように、計算基礎の見直しの有無や設定内容は毎年整理を行っておきましょう。

◆ 割引率は自社の方針に沿って設定しているか
　（重要性基準に抵触していないか、設定方法やイールドカーブは方針に沿っているか）
◆ 退職率・予想昇給率は前回算定時から5年以上経過していないか、もしくは見直し時期に該当していないか
　（DB制度における年金財政の率を使用している場合、直近の年金財政の率と一致しているか）
◆ 死亡率は最新のものを設定しているか
◆ （DB制度の場合）一時金選択率の設定方法は正しいか
◆ （キャッシュ・バランス・プランの場合）予想再評価率の設定方法は正しいか

また、制度によっては、計算基礎を見直した際に退職給付債務が大きく変動する可能性があります。計算基礎見直しによる退職給付債務への影響は、作業の内容について理解をすることでイメージしやすくなります。影響額の要因について社内や監査法人へ説明ができるようになると、決算期の対応もスムーズに進めることができるでしょう。

4.会計処理をする

退職給付引当金や退職給付費用を求める会計処理は、複雑で専門的な知識が必要ですので、属人化しやすい業務です。特に、引継ぎの際に次のようなポイントでミスが発生しやすいです。計算基礎と同様、処理方法を整理し、退職給付会計のワークシートを活用するなどして、業務を標準化することが大切です。また、計算機関によってはワークシートの作成をサポートしているところもあるため、計算機関のサービスを活用することも有効です。

◆ 期末までの退職者で、支払いが翌期となる場合の給付額の取扱いは正しいか
◆ 退職給付債務の計算対象に含まれていない給付額（功労加算金、退職慰労金など）は、給付支払額から除外しているか
◆ プラスとマイナスの符号は正しく処理されているか
◆ 未認識項目は正しく管理されているか（端数調整や更新作業は正しいか）
◆ 平均残存勤務期間が未認識項目の償却年数を下回っていないか
◆ エクセルの関数の誤りや入力ミス・転記ミスはないか